Niezależnie od tego, jaki cel ma Twoje stowarzyszenie, nic nie stoi na przeszkodzie, abyś zorganizował konferencję. W zależności od postawionego celu, możesz zdecydować się na zorganizowanie konferencji publicznej lub konferencji prasowej.
Choć organizacja imprez stowarzyszeniowych wymaga złożenia wielu elementów w całość, można również zaplanować konferencję online, która może być bardzo ciekawa. W każdym razie, niezależnie od charakteru konferencji, stowarzyszenie organizujące powinno planować starannie i z dużym wyprzedzeniem. Podobnie jest z kilkoma zasadniczymi krokami, które należy wykonać. Najpierw szczegóły na stronie głównej i poniżej.
Określenie celu konferencji
Przede wszystkim trzeba określić cel konferencji: Dlaczego chcesz go zorganizować?
- Czy chodzi o nagłośnienie rozpoczęcia nowego projektu, zorganizowanie wydarzenia (koncertu, pokazu itp.) lub zebranie funduszy?
- A może chodzi o omówienie konkretnego tematu, który mieści się w ramach działalności Waszego stowarzyszenia?
- Aby stać się znanym, czy aby rozwijać lojalność swoich darczyńców i członków?
W każdym przypadku zdecydowanie zaleca się zaproponowanie atrakcyjnego tematu, który zapewni dużą liczbę uczestników. Temat, który zainteresuje lub zaskoczy słuchaczy, to gwarancja sukcesu Twojej konferencji.
Cel pomaga również określić charakter organizowanej konferencji: konferencja publiczna czy konferencja prasowa. Podobnie od niego zależą wszystkie kroki, jakie należy podjąć w ramach przygotowań do tej asocjacyjnej imprezy. Jednak niezależnie od tego, jaki rodzaj konferencji zaplanujesz, pozwoli ci ona podkreślić twoją organizację non-profit, jej wartości i działania. Da Ci to również możliwość pozyskania nowych członków, wolontariuszy i partnerów finansowych (darczyńców, patronów, sponsorów itp.).
Ustalenie daty wydarzenia
Data. Podobnie jak w przypadku przygotowania innych imprez stowarzyszeniowych, również organizacją konferencji należy zająć się jak najwcześniej. Dzięki temu będziesz mógł dopracować każdy szczegół i nie pozostawisz niczego przypadkowi. Kiedy więc zdecydujesz się na zorganizowanie konferencji, ustal termin z kilkumiesięcznym wyprzedzeniem.
Jeśli zależy Ci na maksymalnej liczbie odbiorców, zadbaj o to, by konferencja nie odbywała się w tym samym czasie, co ważne wydarzenia. Należą do nich wydarzenia polityczne, takie jak wybory, duże wydarzenia sportowe, takie jak olimpiada itp. W przeciwnym razie po prostu narażasz się na zmniejszenie liczby odbiorców. I to niezależnie od poziomu zainteresowania tematem i wagi komunikatu, na który chcesz zwrócić uwagę opinii publicznej.
Przedział czasowy
Pora dnia ma kluczowe znaczenie dla Twojej grupy docelowej!
Konferencja w godzinach porannych, na początku dnia, będzie skierowana do profesjonalistów, celów BtoB lub prasy. Format śniadaniowy jest ciekawym sposobem na rozmowę na temat, który wymaga krótkiego czasu uwagi. Ogólnie rzecz biorąc, twoi uczestnicy pozostaną tylko 30 minut lub nawet maksymalnie 1 godzinę przed wyjściem do pracy.
Dla pracowników odpowiednia jest również konferencja w porze lunchu. Ten przedział czasowy pozwala na więcej czasu na dyskusję. Uważaj na jedzenie. Albo oferujesz catering, albo tylko krótki 30-45 minutowy slot z kawą i ciastkami na przykład.
Konferencja po pracy jest odpowiednia do zebrania, obszernej prezentacji, wymiany i networkingu.
Konferencja jednodniowa skierowana jest do osób niepracujących lub pracowników na tematy uznane za „bardziej wartościowe”.
We wszystkich przypadkach warto rozważyć zaoferowanie transmisji online z konferencji.
Sporządzenie budżetu tymczasowego. Ważne jest, aby z wyprzedzeniem pomyśleć o kosztach, jakie wygeneruje Twoja konferencja oraz o wkładzie finansowym, który będzie potrzebny, aby mogła ona sprawnie przebiegać.
Koszty stałe: sala, sprzęt, ochrona, ubezpieczenie itp. Koszty zmienne zależne od liczby uczestników i wybranego przedziału czasowego: np. catering.
Koszty dodatkowe i poświęcony czas. Jeśli konferencja jest opłacona, możesz odliczyć szacunkową liczbę biletów. Uważaj jednak, by nie przeszacować sprzedaży biletów w swoim szacunkowym budżecie.
Znalezienie najbardziej odpowiedniego miejsca. O ile nie organizujesz konferencji online, musisz też pomyśleć o miejscu spotkania. Ponownie, Twój wybór powinien uwzględniać Twoje cele, ale także wymagania i oczekiwania.
W przypadku konferencji wewnątrz budynku istnieje wiele możliwości: sala imprezowa, centrum młodzieżowe, sala gimnastyczna, dom kultury, sala kościelna, budynek szkolny, sala prywatna itp. Można jednak zdecydować się również na organizację konferencji w przestrzeni zewnętrznej. Istnieje wiele możliwości, w tym ogrody publiczne, grunty miejskie, podwórka szkolne i grunty prywatne.
Zanim jednak zdecydujesz się na konkretną lokalizację, upewnij się, że miejsce to jest łatwo dostępne. Jeśli organizujesz konferencję w pomieszczeniach zamkniętych, upewnij się, że jest miejsce parkingowe dla wszystkich uczestników. Jeśli planujesz zorganizować konferencję na zewnątrz, rozważ ustawienie schronu na wypadek zmiany pogody.